診断書を郵送する際の添え状の書き方と例文
診断書を郵送する際の添え状は、書類の目的を明確に伝え円滑な手続きを促す重要な役割を果たします。医療機関から企業・学校・保険会社などへ送付する場面で必要なビジネス文書作成のポイントを解説します。
基本構成と記載事項
- 発信元情報：医療機関名・住所・電話番号
- 日付：送付日を西暦または和暦で明記
- 宛先：部署名・担当者名を正確に記載
- 件名：「診断書送付のご案内」など内容が一目で分かる表記
- 本文：送付目的・診断書の内容概要・問い合わせ先
- 添付書類：診断書の部数を明示
例文：診断書送付状のテンプレート
【医療機関レターヘッド】 2023年10月15日 ○○株式会社 人事部 ご担当者様 平素より大変お世話になっております。 ◯◯クリニックの田中一郎でございます。 このたび、下記患者様の診断書を同封いたしましたのでご確認ください。 ■患者氏名：山田 花子 様 ■診断日：2023年10月10日 ■診断内容：急性腰痛症（治療期間：10月10日～10月20日） ご不明点がございましたら、お気軽に下記までご連絡ください。 今後ともよろしくお願い申し上げます。 記 ──────────────── ◯◯クリニック 担当：医師 田中一郎 TEL：03-XXXX-XXXX ──────────────── 同封書類：診断書 1通
注意すべきポイント
- 個人情報保護のため「親展」「診断書在中」を封筒に表記
- 診断内容の詳細記載は避け必要最小限の情報に留める
- 返信が必要な場合は返信用封筒を同封
- 原本が必要な場合はコピー不可の旨を明記
電子メールで送付する場合はPDFファイルにパスワードを設定し、別便でパスワードを通知するなどセキュリティ対策が必須です。医療機関によって規定が異なる場合は、必ず内部のマニュアルを確認してください。